Những mẫu Email bằng tiếng Nhật hay và phù hợp từng hoàn cảnh

Những mẫu email bằng tiếng Nhật? Cách viết email tiếng Nhật sao cho chuẩn? Cấu trúc viết mail xin việc, ứng tuyển được viết như thế nào? Bài viết này sẽ chỉ ra 7 điều cần lưu ý khi viết thư gmail cùng với đó là những mẫu email business chuẩn tiếng Nhật để bạn tham khảo.

Cùng Du học Aloha khám phá nhé!

Những mẫu Email bằng tiếng Nhật

Mục Lục

Cấu trúc một mẫu email tiếng Nhật

Một mẫu email tiếng Nhật được viết đúng cách sẽ bao gồm 7 phần, và trong các tình huống thân thiết, bạn có thể loại bỏ một số phần.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc loại bỏ quá nhiều có thể làm giảm tính trang trọng của thư.

宛名 (Atena: Người Nhận): Đầu tiên, viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của thư.
ABC 株式会社 (Tên công ty hoặc tổ chức): Không nên bỏ tên công ty và loại hình công ty như cổ phần, hữu hạn.
代表取締役 (Chức vụ): Nếu là nhân viên, có thể bỏ qua phần này.
平野友朗様 (Tên đầy đủ): Tên đầy đủ cộng với “様” tạo ấn tượng tốt hơn.
挨拶 (Aisatsu: Chào hỏi): Sử dụng các câu chào hỏi phù hợp với mức độ quen thuộc giữa hai bên.
名乗り (Nanori: Xưng tên): Viết tên công ty, chức vụ và tên của người gửi để người nhận có thông tin rõ ràng.
要旨 (Youshi: Nội dung cốt lõi): Trình bày khái lược về nội dung chính của thư.

Các câu ví dụ về nội dung cốt lõi:

「打ち合わせの日程について、ご相談いたします。」 – Tôi muốn thảo luận về lịch trình cuộc họp.
「先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。」 – Tôi viết thư này để bày tỏ lòng cảm ơn về sự giúp đỡ gần đây.
「…についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。」 – Tôi liên lạc để xin lỗi về vấn đề…
「お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。」 – Tôi liên lạc để xác nhận thông tin báo giá.

Cuối cùng, nếu cần câu trả lời, thêm các câu như:

「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします。」 – Thật phiền, nhưng mong anh/chị kiểm tra giúp.
「お返事をお待ちしております。」 – Tôi đang chờ hồi âm từ anh/chị.

Những mẫu email bằng tiếng Nhật

Lưu ý về cách viết email tiếng Nhật

Một email tiếng Nhật chuẩn sẽ bao gồm các yếu tố sau: 宛名 (atena: người nhận địa chỉ) 、挨拶 (aisatsu: lời chào) 、名乗乐 (nanori: tên địa chỉ) 、要旨 (youshi: nội dung cốt lõi) 、挨拶 (shousai: chi tiết).

Email tiếng Nhật chuẩn sẽ bao gồm bảy phần trên. Với những trường hợp tương đối thân thiết, bạn có thể lược bỏ một phần nào đó trong mail. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, việc bỏ đi khiến email kém trang trọng hơn.

宛名 / atena/ Người nhận

Được viết trong dòng đầu tiên của email

XYZ 株式会社 (XYZ kabushiki kaisha) – Tên công ty hoặc tổ chức. Loại hình công ty không nên bỏ qua: hữu hạn, cổ phần.
代表取締役 (daihyou torishime yaku) – Chức danh, nếu là nhân viên thì có thể bỏ qua phần này.
平野友朗様 – Tên đầy đủ đi kèm với với 様 sẽ tạo ấn tượng tốt hơn. Đôi khi (ví dụ, bạn không biết họ tên) bạn viết họ + 様.

Khi giao tiếp giữa hai bên đã khá quen thuộc, chúng ta có thể bỏ qua tên công ty và chức vụ. Chỉ cần đầy đủ họ và tên + 様 là đủ. Khi bạn và đối phương rất thân thiết, muốn gần hơn, thì bạn có thể thay thế 様 bằng さん. Đừng quên, học thêm từ vựng tên các chức danh trong công ty nhật để xưng hô cho đúng.

挨拶 / aisatsu/ Câu chào hỏi

Dưới đây là một số câu chào hỏi mà khoá học tiếng nhật giao tiếp sẽ gợi ý cho bạn:

Ví dụ :

ご無沙氱しておおます /gobusata shite orimasu/ Lâu rồi không gặp.
先日は、ありががとぺました /seinjitsu ha, arigatou gozaimashita/ Cảm ơn vì ngày hôm qua.
早速のごありがりとぺます /sassoku no gorenraku arigatou gozaimasu/ Cảm ơn bạn đã liên hệ sớm.

Để liên hệ với bên ngoài công ty, những lời chào thường được người Nhật dùng phổ biến là:

お世話になっております /osewa ni natte orimasu/ Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tôi.

Hoặc lịch sự hơn:

いつも大変お世話になっております /itumo taihen osewa ni natte orimasu/ Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tôi.

Đối với trường hợp liên hệ lần đầu, thay vì sử dụng hai câu trên, chúng ta nên sử dụng:

お世話になります /osewa ni narimasu/ Mong các bạn giúp đỡ.

Đối với giao tiếp nội bộ công ty, những câu chào được sử dụng phổ biến nhất là:

お疲れ様です /otsukare-sama desu/ Bạn đã làm việc rất chăm chỉ rồi.

名乗り /nanori/ Xưng tên

Tiếp theo, bạn sẽ viết tên của công ty, chức danh và tên của bạn, như một phần của người nhận. Bạn có thể sử dụng cấu trúc: chức vụ ～をしております、họ và tên と申します.

Cũng có người cho rằng tên người gửi đã được ghi sẵn trên mail, nhưng không phải lúc nào trình duyệt cũng hiển thị chính xác tên email của bạn.

Hoặc khi duyệt email trên điện thoại di động, không thể hiển thị thông tin người gửi mail. Do đó, để e-mail tiến triển mà không gặp khó khăn, bạn phải xưng danh tên của mình để bên kia có thể hiểu được đối tượng mà họ đang giao dịch e-mail là ai.

要旨 / youshi/ Nội dung chính

Sau lời chào và lời giới thiệu, phần tiếp theo là đi vào phần nội dung chính của email. Trong phần này, hãy mô tả nội dung và mục đích của email để người nhận có thể hình thành nội dung cơ bản. Một số ví dụ về câu bạn có thể sử dụng:

打ち合わせの日程について、ご相談いたします。 Tôi muốn thảo luận về lịch trình của cuộc họp.
Trong cách viết email cảm ơn bằng tiếng Nhật thường có câu sau: 先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。Tôi gửi email này để cảm ơn bạn vì sự hiện diện của bạn/ về việc ngày hôm trước.
Trong cách viết email xin lỗi bằng tiếng Nhật thường câu mở đầu sẽ là … についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。Tôi liên hệ để xin lỗi vì…
お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。Tôi muốn liên hệ với bạn để xác nhận nội dung của báo giá.

Nếu bạn cần câu trả lời, bạn có thể sử dụng các cụm từ như:

「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします」Tôi xin lỗi, nhưng bạn hãy vui lòng xác nhận…
「お返事をお待ちしておりますTôi đang đợi câu trả lời của bạn

詳細 /shousai/ Nội dung chi tiết

Trong phần này, hãy giải thích cụ thể nội dung bạn muốn truyền tải, những gì bạn muốn bên kia thực hiện cho mình. Điều quan trọng ở phần này là cách giải thích dễ hiểu, không quá cầu kỳ.

Việc sử dụng kính ngữ rất quan trọng, nhưng nếu bạn không hiểu rõ về kính ngữ trong phần đó, hãy sử dụng hình thức trang trọng (ます) để ưu tiên trình bày chính xác những gì bạn muốn truyền đạt.

Trong phần này, bạn có thể sử dụng dạng danh sách, liệt kê, gạch đầu dòng để làm rõ nội dung.

Ví dụ :

内容ビジネスメールコミュニケーション講座

naiyou bijinesu me-ru komyunikeihon kouza

Nội dung: Bài giảng giao tiếp trong kinh doanh.

日時 2019 年 2 月 22 日（金）

jitsuji 2019 nen 2 gatsu 22 nichi (kin)

Thời gian: ngày 22 tháng 2 năm 2019 (Thứ sáu)

場所株式会社アイ・コミュニケーション

Basho babushiki kaisha ai-comyuni ke-shon

Vị trí: Công ty cổ phần Al communication

対象新入社員もしくは研修担当者

taisou shinnyushain moshikuha kenshuu tantousha

Đối tượng: Nhân viên mới hoặc người chịu trách nhiệm đào tạo

参加費 8,640円（税込）

sankahi 8640 en (zeikomi)

Phí tham gia: 8640 yên (giá đã bao gồm thuế)

結結びの挨拶 /musubi no aisatsu/ Chào hỏi gắn kết

Sau khi nêu nội dung chính, trước khi kết thúc, bạn nên sử dụng một số câu chào kết thúc, ví dụ:

今後ともよろしくお願いいたします。/kongotomo yoroshiku onegai itashimasu/ Sau này cũng mong các bạn sẽ giúp đỡ
ご検討の程、よろしくお願いいたします。/gokentou no hodo, yoroshiku onegai itashimasu/ Tôi hy vọng bạn sẽ xem xét nó
引き続きよろしくお願いいたします。/hikitsuduki yoroshiku onegai itashimasu/ Tôi hy vọng bạn tiếp tục (làm việc)
ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします. /gokyouryoku itadakemasuyou, yoroshiku onegai itashimasu/ Rất mong nhận được sự hợp tác từ các bạn.

署名 / shomei/ Ký tên

Ở cuối e-mail, có thể ký bằng cách viết tên của mình hoặc có thể đặt chữ ký điện tử bao gồm:

会社名 (kaishumei): tên công ty 、部署名 (bushomei): tên bộ phận
名前 Tên (nếu tên khó đọc thì phải có bản phiên âm)
郵便番号 (yuubin bangou) mã bưu điện, 住所 (juusho) địa chỉ, ビル・建物名 (tatemonomei) tên tòa nhà.
電話番号 (denwa bangou): số điện thoại
ファクス番号 (fakusu bangou): Số fax
メールアドレス: địa chỉ email
URL: Địa chỉ trang web của công ty.

Thông tin trên sẽ giúp các đối tác liên hệ lại với bạn dễ dàng hơn.

Những mẫu email bằng tiếng Nhật trong kinh doanh

Một số cách viết Mail trong tiếng nhật sau đây được Du học Aloha đã tổng hợp.

Cách viết email xin việc bằng tiếng Nhật

Cách viết email gửi cv bằng tiếng Nhật cần phải mạch lạc và đầy đủ các thông tin sau:

Người nhận là ai?
Họ và tên ứng viên
Yêu cầu
Lời kết
Ký tên
Số điện thoại
Địa chỉ email

Lưu ý, trong cách viết mail xin việc bằng tiếng Nhật bạn phải đính kèm file trong email, cách đặt tên file nên là: [ngày tháng]_[tên file]_[tên ứng viên]

Cách viết email chào hỏi bằng tiếng Nhật trao đổi lịch trình

Cách viết email business tiếng Nhật để sắp xếp lịch trình với công ty đối tác cụ thể như sau:

件名お打ち合わせ日程のご相談 /kenmei : uchiawase nittei no go soudan/ Trao đổi lịch trình thực hiện…

株式会社○○○○/kabushiki kaisha …/ Công ty cổ phần

鈴木様 /suzuki sama/ Ngài Suzuki

お世話になっております。/osewa ni natte orimasu/ Cảm ơn Ngài đã luôn giúp đỡ

…高橋です。/… no takahashi desu/ Tôi là Takahashi thuộc…(phòng ban, công ty)

このたびは弊社の新サービス「◇◇」についてお問い合わせいただきありがとうございます。/kono tabi ha hesha no shin sa-bisu … ni tsuite otoiawase itadaki arigatou gozaimasu. / Dịp này, tôi xin được cảm ơn Ngài đã có chúng tôi có cơ hội trao đổi về dịch vụ mới của công ty chúng tôi ….

早速ですが、お打ち合わせに伺います。/sassoku desuga, ouchiawase ni ukagaimau / Hơi đường đột, nhưng tôi xin phép được hỏi về nội dung trao đổi

サービスの詳細および導入効果について、ご説明の機会を頂戴できればと存じます。/sa-bisu no shousai oyobi dounyu kouka nitsuite, gosetsumei no kikai wo choudai dekireba to sonjimasu / Chúng tôi mong rằng Ngài sẽ tạo cho cơ hội để chúng tôi được giới thiệu nội dung chi tiết cũng như hiệu quả khi sử dụng sản phẩm của chúng tôi

今月中ですと以下の日程のご都合はいかがでしょうか。/kongetsu chuu desuto ika no nittei no gotsugou ha ikaga deshouka?/Nếu trong tháng này, không biết ngài có thể có thời gian rảnh nào trong lịch dưới đây không?

日時 jitsuji : Ngày giờ

2月20日（火）11時～15時 : Ngày 20/2 (thứ 3) 11h ~ 15h
2月22日（木）13時～18時 : Ngày 22/2 (thứ 5) : 13h ~ 18h
2月26日（月）10時～16時 : Ngày 26/2 (thứ 2) : 10h ~ 16h

お時間は1時間ほど頂戴できれば幸いです。/ojikanha ichijikan hodo choudai dekiraba saiwaidesu/ Về thời lượng trao đổi, chúng tôi xin phép trao đổi trong 1 giờ

こちらの日程でご都合が悪い場合は調整いたしますので、ご都合のよい候補日を複数いただけますでしょうか。/kochira no nittei de gotsugo ga warui baai ha chousei itashimasu node, gotsugou no yoi kouhobi wo fukusuu itadakemasu deshouka/ Nếu lịch trình của công ty chúng tôi không phù hợp với Ngài, chúng tôi sẽ điều chỉnh. Khi đó, mong ngài vui lòng gửi cho tôi 1 số ngày dự phòng phù hợp với Ngài.

場所 /basho/ Địa điểm

貴社へ伺います。/kisha he ukagaimasu/ Chúng tôi sẽ tới công ty Ngài

当日、弊社からは私が1名で伺います。 toujitsu, heisha kara ha watashi ga ichimei de ukagaimasu / Hôm đó tôi sẽ đại diện cho công ty của mình đến công ty ngài.

よろしくお願いいたします。/yoroshiku onegai itashimasu/

署名省略 /shomei shouryaku/ Tên giản lược của bạn

Những mẫu email bằng tiếng Nhật

Những trường hợp không nên sử dụng email tiếng Nhật

Những tình huống không thích hợp để sử dụng mẫu email tiếng Nhật:

Công việc quan trọng cần thảo luận trực tiếp: Trong những trường hợp công việc quan trọng, đặc biệt là những nhiệm vụ liên quan đến quy trình phức tạp, việc trao đổi trực tiếp với đối tác là cần thiết để đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng.
Có vấn đề lớn cần thảo luận với cấp trên hoặc đồng nghiệp: Khi phát sinh sai lầm lớn, quan trọng là không nên sử dụng email để thông báo. Thay vào đó, bạn cần liên hệ trực tiếp với cấp trên hoặc đồng nghiệp để trao đổi thông tin và đưa ra giải pháp.
Đi làm muộn hoặc xin phép nghỉ đột xuất: Trong trường hợp bạn đến muộn hoặc cần xin phép nghỉ, việc viết email không phải là lựa chọn tốt nhất. Thay vào đó, hãy sử dụng cuộc gọi điện thoại để thông báo trực tiếp với cấp trên, giúp họ hiểu rõ tình hình và có thể đưa ra quyết định nhanh chóng.

Trên đây là thông tin về những mẫu Email bằng tiếng Nhật mà Du học Aloha đã tổng hợp và gửi tới các bạn. Hy vọng qua nội dung trên bạn đọc sẽ hiểu hơn về văn hóa viết Email tại Nhật Bản

Có thể bạn quan tâm: